De onderwijsinspectie op bezoek in 2024

De voorbereiding op een bezoek van de Inspectie van het Onderwijs kan een hele kluif zijn. Er vindt onder meer vierjaarlijks een uitgebreid inspectiebezoek plaats bij het bestuur en een aantal onderliggende scholen. Deze blog biedt een leidraad voor een effectieve voorbereiding op zo'n bezoek van de onderwijsinspectie. Om je daarbij te helpen, beschrijven we in dit blog de volgende onderwerpen.

• Vijf belangrijke vragen die je moet kunnen beantwoorden tijdens een inspectiebezoek
• Vijf tips voor het voorbereiden op het bezoek van de onderwijsinspectie
• Vier stappen om het bezoek voor te bereiden

Door: Hielke Adema, januari 2024

Vijf belangrijke vragen die je moet kunnen beantwoorden

Inspectiebezoeken kunnen ingrijpend zijn, vooral bij gerichte onderzoeken. De sleutel tot succes is het zorgen voor de juiste informatie en een goed georganiseerde voorbereiding. Belangrijke vragen die je als school moet kunnen beantwoorden zijn:

1. Wat zijn de specifieke ambities en doelen van het bestuur/de school?

   Zorg ervoor dat je, bijvoorbeeld aan de hand van het koers- en/of schoolplan, kunt aangeven waar de ambities en doelen liggen voor de komende periode. Ons advies is om daar niet in door te slaan; stel bijvoorbeeld niet meer vier ambities per vier jaar op. Daaronder vallen een aantal doelen, maar beperk dat ook tot een stuk of tien doelen. Daarbij is het van belang dat de ambities en doelen passen bij de school. Dat vraagt om een goed beeld van de sterktes en zwaktes van de school. Door concrete doelen en ambities te formuleren op de gebieden waar de meeste kansen liggen, zorg je ervoor dat je als bestuurder en schoolleider focus kunt houden.

2. Wat zijn de verwachte resultaten/effecten?

   Ambities en doelen opstellen is één. Maar deze vraag is misschien nog wel belangrijker. Wat is het verwachte resultaat/effect op het onderwijs en daarmee op de leerling en/of docent? Hoe is dit beschreven in het beleid? Wat willen we terugzien in het onderwijs? Het is belangrijk dat je dit met elkaar hebt besproken en dat dit voor iedereen in de school bekend is. Op die manier kan je ook echt naar het einddoel werken om de ambitie te realiseren.

3. Hoe wordt dit vertaald naar het onderwijs?

   De Onderwijsinspectie bezoekt ook lessen tijdens het inspectiebezoek. Het is dus belangrijk dat de ambities en doelen ook terug te zien zijn in de lessen. Uiteraard hoeven niet ‘alle 3 ambities en bijhorende 8 doelen’ terug te komen in één les, maar als de inspecteur het gesprek aangaat met een medewerker (of leerling) moeten deze ambities en doelen wel leven binnen de school. Hoe meer ambities en doelen je als school hebt, hoe minder deze zullen leven onder de medewerkers. Zorg dus voor duidelijke speerpunten die gedragen worden door het team. Om dat te bereiken moeten er duidelijke acties gekoppeld zijn aan de doelen en ambities.

4. Hoe weet de school dat de doelen zijn bereikt?

   Tijdens onze begeleidingstrajecten zien wij vaak dat scholen in hun beleid niet expliciet antwoord geven op de vraag: “Hoe meten wij of onze doelen zijn bereikt?”. Hebben jullie als school duidelijk bepaald hoe jullie meten of de doelen zijn bereikt? Is dit ook verwerkt in een functionerende Plan-Do-Check-Act-cyclus? Het is belangrijk om vooraf te bepalen hoe je gaat meten of een doel is bereikt. Waarom? Dat lees je bij vraag 5.

5. Welke vervolgstappen worden genomen voor verbetering?

   Binnen de PDCA-cyclus hebben scholen de “Plan” (beleid maken) en “Do” (uitvoeren van het beleid) vaak vrij goed voor elkaar. De “Check” (hoe meten we of onze doelen worden bereikt?) is daarentegen vaak een aandachtspunt en niet opgenomen in het beleid. Gevolg: de PDCA-cyclus loopt vast. Hoe intervenieer je immers op het bestaande beleid, als je niet meet of de doelen die je wilt bereiken ook behaald zijn? De ‘Act’ is dan lastig of soms zelfs niet uit te voeren. Deze laatste twee stappen zijn juist waar de Onderwijsinspectie vaak op inhaakt.

Waarom is het belangrijk om deze vragen te kunnen beantwoorden ter voorbereiding van een inspectiebezoek? Dat komt doordat inspecteurs hier vaak het gesprek over aangaan. En mochten ze de indruk krijgen dat de basiskwaliteit bij een standaard niet voldoende is, zijn ze altijd erg benieuwd naar vraag vijf: “Welke vervolgstappen worden genomen voor verbetering?”. Het is daarom goed om de antwoorden goed op een rijtje te hebben, zodat elke vraag met vertrouwen beantwoord kan worden.

We zeggen dan ook altijd: zie een inspectiebezoek als een kans om de kwaliteit van je onderwijs te tonen. Een goed kwaliteitszorgsysteem helpt hierbij. Wees trots op je school en gebruik de feedback voor continue verbetering.

5 Tips voor het voorbereiden op een inspectiebezoek

1. Goed stelsel van kwaliteitszorg:

   Zorg voor een goede kwaliteitscyclus, bijvoorbeeld middels een PDCA-cyclus. Daarnaast is het belangrijk dat je over alle verplichte documenten beschikt. Dit maakt het makkelijker om verantwoording af te leggen en zorgt voor een goede uitgangssituatie.

2. Beschrijf het proces:

   Leg niet alleen vast wát je doet, maar ook hóe je het doet. Dit is cruciaal tijdens het bezoek van de onderwijsinspectie. Omdat je het hóe ook uitlegt, kan de inspecteur ook zien waarom je als school bepaalde keuzes hebt gemaakt. En nog veel belangrijker: je kan als school ook naar jezelf toe verantwoorden waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt.

3. PDCA-cyclus:

   Implementeer een volledige Plan-Do-Check-Act cyclus voor continue verbetering. Leg daarbij niet alleen de focus op het maken en uitvoeren van beleid. Daar zijn bestuurders en schoolleiders namelijk erg goed in. Maak de cyclus daadwerkelijk af en beschrijf ook hoe je meet (check) of de doelen zijn bereikt en verwerk welke interventies (act) je hebt uitgevoerd.

4. Interne en externe audits:

   Voer regelmatig audits uit om de kwaliteit te controleren en te verbeteren. Spreek binnen de stichting of een andere samenwerkingsvorm collegiale visitaties af. Tijdens zo’n visitatie kan je dan de focus leggen op één of enkele standaarden. Dit is bijvoorbeeld één manier om de ‘Check’ uit te voeren en vervolgens gezamenlijk interventies (’Act’) te bedenken. Door regelmatig een interne of externe audit uit te voeren, ben je beter voorbereid op een inspectiebezoek. Een belangrijke voorwaarde is daarbij om echt kritisch naar elkaar te durven kijken.

5. Feestje:

   Beschouw het bezoek als een gelegenheid om te vieren wat je hebt bereikt!

Deze benadering van een inspectiebezoek zorgt voor een positieve ervaring en draagt bij aan de continue verbetering van het onderwijs op je school en binnen het bestuur.

Voorbereiden van een bezoek van de onderwijsinspectie

Scholen vragen ons geregeld om hulp bij de voorbereidingen van een inspectiebezoek. Om goed voorbereid het inspectiebezoek in te gaan, maken we samen altijd een plan van aanpak. Het advies is om daarbij altijd de volgende vier stappen te volgen:

• Stap 1: Documentenanalyse

  Maak een analyse van alle beschikbare (beleids)documenten in de school. Welke documenten zijn er? Zijn deze nog actueel en wat is de actuele versie? Missen we bepaalde verplichte documenten? Ga niet direct schrijven als je iets niet hebt, maar zorg vooral voor bewustzijn over de stand van zaken.

• Stap 2: Vertalen naar het inspectiekader

  Check de documenten aan de hand van het inspectiekader. Komen alle verschillende onderwerpen terug in het beleid van de school? Kijk daarbij goed naar de specifieke aspecten van de deelgebieden. Het zijn juist deze details die nog wel eens ontbreken in het schoolbeleid. Overweeg daarbij om voor alle deugdelijkheidseisen kort vast te leggen hoe de school daar invulling aan geeft en waar dit is vastgelegd.

• Stap 3: Audit

  Voer een audit uit op de verzamelde informatie. Dat kan een zelfevaluatie zijn, maar idealiter wordt er door iemand die niet bij de eerdere stappen betrokken was een interne of externe audit uitgevoerd. Een frisse, onbevooroordeelde blik op de stand van zaken kan bruikbare nieuwe inzichten opleveren en eventuele blinde vlekken blootleggen. In een audit kunnen documenten worden geanalyseerd, maar ook lesbezoeken worden uitgevoerd.

• Stap 4: PDCA-cyclus

  Nu er inzicht is in de stand van zaken, kan de PDCA-cyclus worden ingericht of versterkt. Zorg voor een cyclische aanpak op het niveau van de deugdelijkheidseisen, waarbij op vastgestelde momenten wordt geëvalueerd. Daarnaast kan het inrichten van een kwaliteitskalender een waardevol hulpmiddel zijn om jaarlijks terugkerende processen in beeld te houden.

Hoewel deze stappen om een tijdsinvestering vragen, heb je aan het einde van dit proces waarschijnlijk veel inzicht in de stand van zaken binnen de school. Je weet waar je trots op mag zijn, én waar wellicht nog wat werk te verzetten is. Dat is niet alleen een goede basis voor een bezoek van de onderwijsinspectie, maar ook gewoon een goed fundament om op verder te bouwen in je stelsel van kwaliteitszorg.